IA Excel : formules, nettoyage et analyse avec Copilot ou ChatGPT

L'IA Excel sert à trois choses : faire écrire une formule, nettoyer un tableau, analyser des données, avec Copilot, ChatGPT ou Claude. Dans les trois cas, l'outil propose et vous contrôlez sur quelques lignes dont vous connaissez le résultat, avant d'étendre le travail à tout le fichier.

Que peut faire l'IA dans Excel, et que doit-on vérifier ?

Vous connaissez la scène : une colonne à nettoyer à la main, ou une formule qu'on repousse au vendredi parce qu'on ne se rappelle plus l'ordre des arguments. C'est le genre de tâche où l'IA dans Excel aide le plus vite, et celui où une erreur passe le plus facilement inaperçue.

Le résultat ressemble toujours à ce que vous attendiez, ce qui ne veut pas dire qu'il est juste.

D'où la règle de cet article : chaque geste se termine par un contrôle que vous faites vous-même.

Le contrôle compte autant que la demande.

L'IA peut-elle écrire une formule Excel ?

Oui, à partir d'une phrase qui décrit ce que vous voulez obtenir. Avant de la recopier sur toute la colonne, vous la testez sur des lignes dont vous connaissez la réponse.

L'IA peut-elle nettoyer un tableau ?

Oui : doublons, libellés écrits de trois façons, dates à plusieurs formats. Vous comptez les lignes avant et après, puis vous vérifiez à la main quelques cas modifiés.

L'IA peut-elle analyser des données ?

Oui : totaux par catégorie, valeurs qui s'écartent des autres, tendances d'un mois à l'autre. Vous recalculez au moins un total vous-même avant de vous appuyer sur le reste.

Comment faire écrire une formule Excel par ChatGPT ?

Pour une première formule, travaillez sur un tableau fictif : des factures avec un client, une date, un montant hors taxes et un taux de TVA, par exemple. Collez le prompt suivant dans ChatGPT.

Copiez ce bloc :

Vous êtes mon assistant pour Excel.
Avant d'écrire quoi que ce soit, posez-moi les questions dont vous avez besoin : ma version d'Excel, les titres de mes colonnes, un exemple de ligne et le résultat que j'attends sur cette ligne.
Ensuite, proposez-moi une seule formule, expliquez-la en une phrase par argument et indiquez la plage exacte sur laquelle l'appliquer.
N'inventez aucune fonction : si ma version d'Excel n'en dispose pas, proposez une autre écriture.
Terminez par trois lignes de test, avec le résultat que la formule doit afficher sur chacune.

L'outil commence par vous interroger, ce qui évite une formule écrite pour un tableau imaginaire.

À vérifier : une fois la formule reçue, collez-la dans une cellule et comparez son résultat aux trois lignes de test. Au moins l'une d'elles doit être un calcul que vous avez fait de tête ou à la calculatrice.

Si une ligne diffère, dites-le tel quel : « Sur la ligne 5, la formule affiche 120 et j'attends 100. Corrigez-la et montrez-moi ce qui change. »

Erreur fréquente : la formule plausible mais fausse. Une plage décalée d'une ligne, une fonction qui n'existe pas dans votre version, ou des virgules entre les arguments alors qu'Excel en français attend des points-virgules selon vos paramètres régionaux.

Le test sur trois lignes les attrape toutes.

Pour écrire d'autres prompts de ce type, notre guide du prompt engineering en entreprise détaille la méthode.

Comment nettoyer un tableau avec Copilot dans Excel ?

Copilot est l'assistant de Microsoft intégré à Excel. Selon la page d'aide de Microsoft, il aide à construire et modifier un classeur avec les outils d'Excel : tableaux, graphiques, tableaux croisés dynamiques, formules, tri, filtres et mises en forme conditionnelles.

Il s'ouvre par l'icône Copilot en bas à droite d'Excel, et propose trois modes : modification (le mode par défaut), plan et conversation seule.

Il faut un abonnement Microsoft 365 éligible ou une licence Copilot, ce qui dépend de votre organisation.

Voici la marche à suivre, sur une copie de votre classeur ou sur un fichier fictif :

1. Faites une copie du fichier, parce que le mode modification change le classeur directement.
2. Ouvrez Copilot et choisissez le mode plan, qui propose les étapes avant toute modification.
3. Collez ce bloc :

   Dans la feuille Factures, signalez dans une colonne à part les doublons sur le numéro de facture, uniformisez les libellés de la colonne Client et mettez les dates au même format.
   Ne supprimez aucune ligne et listez ce que vous avez modifié.

4. Relisez le plan, corrigez-le si une étape vous surprend, puis validez.
5. Comptez les lignes avant et après, puis ouvrez deux doublons signalés pour confirmer qu'ils en sont bien.

À vérifier : le nombre de lignes doit être identique, puisque vous avez interdit les suppressions.

S'il baisse, annulez et reprenez avec la copie.

Un libellé uniformisé à tort fait partie des erreurs à guetter : « Dupont SARL » et « Dupont SA » peuvent devenir le même client. Parcourez la liste des libellés modifiés que vous avez demandée.

Comment analyser des données Excel avec ChatGPT ou Claude ?

Le geste change : au lieu de modifier le classeur, vous déposez un fichier dans une conversation et l'outil répond. Pour un premier essai, prenez un fichier fictif, sans nom de client, sans salaire, sans coordonnées bancaires.

D'après l'aide d'OpenAI, ChatGPT lit les fichiers .xls, .xlsx et .csv, calcule, et peut produire des tableaux et des graphiques. Il s'en sort mieux avec des titres de colonnes clairs en première ligne et une ligne par enregistrement. Plusieurs tableaux sans rapport dans une même feuille, ou des lignes vides qui coupent les données, le gênent.

Copiez ce bloc :

Voici un fichier Excel de ventes fictives.
Avant de calculer, dites-moi quelles feuilles et quelles colonnes vous avez trouvées, et combien de lignes de données compte chaque feuille.
Ensuite, calculez le total des ventes par mois et par catégorie, repérez les cinq montants les plus éloignés des autres et expliquez pourquoi.
Utilisez uniquement les chiffres du fichier, montrez-moi votre méthode et signalez toute ligne que vous n'avez pas pu lire.

À vérifier : la première réponse vous donne le nombre de lignes lues : comparez-le à celui de votre fichier.

Puis recalculez un total vous-même, avec un filtre ou une fonction SOMME.SI.

S'il diffère, demandez à l'outil de vous montrer le calcul qu'il a fait.

Erreur fréquente : un fichier lu en partie. L'aide d'OpenAI précise qu'un fichier peut être téléversé sans être analysé en entier, s'il est trop gros ou mal structuré. Le total sort alors faux, avec le même aplomb qu'un total juste.

Le nombre de lignes lues, comparé au vôtre, l'attrape.

Que fait Claude avec un fichier Excel ?

Claude lit un classeur déposé et peut créer ou modifier un fichier .xlsx avec formules, mises en forme et graphiques. Selon le centre d'aide d'Anthropic, cela suppose d'activer l'exécution de code et la création de fichiers dans votre compte : sans elle, le dépôt d'un fichier XLSX n'est pas possible.

Le prompt ci-dessus s'applique tel quel, avec le même contrôle sur le nombre de lignes et sur un total.

Copilot, ChatGPT ou Claude : lequel choisir pour Excel ?

Le choix dépend de trois questions, plus que de l'outil.

Où vit votre fichier ? Copilot agit dans le classeur ouvert, à condition d'avoir la licence. ChatGPT propose aussi une extension installable dans Excel, et tous deux, comme Claude, travaillent sur un fichier déposé en conversation.

Que pouvez-vous déposer ? Une conversation envoie le fichier à un service extérieur : si votre entreprise restreint les outils autorisés, la réponse vient de votre direction informatique, pas de l'outil.

Que voulez-vous recevoir ? Un classeur modifié, une explication, ou un fichier neuf ? Copilot modifie sur place, ChatGPT et Claude expliquent ou fabriquent un fichier que vous rouvrez ensuite.

Ce que ces outils ne font pas fiablement : les macros et le VBA. L'aide d'OpenAI précise que ces fonctions peuvent ne pas être entièrement prises en charge dans son extension Excel. Et nous ne comparons pas la précision des trois outils par un chiffre, parce qu'elle dépend de votre fichier et que c'est vous qui la mesurerez.

Que faire une fois ces gestes acquis ?

Une fois la formule juste et le tableau propre, une autre question arrive vite : refaire le même traitement chaque mois, sur le nouvel export, sans repartir de zéro. C'est la question que traite la formation automatisation.

Si vos tableaux sont des écarts et des rapprochements, la formation IA comptabilité les travaille sur vos pièces. Et si ChatGPT est déjà votre outil de tous les jours, la formation ChatGPT en pose la méthode.

Les gestes de cet article se travaillent sur un fichier que vous devez réellement traiter, en formation IA générative, en présentiel sur deux jours, huit apprenants au maximum. Retrouvez l'ensemble de nos formations IA sur la page dédiée.

À vous de jouer : reprenez un tableau fictif de vos factures et lancez le prompt de la deuxième partie.