ChatGPT Tasks : faire tourner une tâche sans y penser

ChatGPT Tasks exécute une consigne à l'heure que vous fixez, une fois ou chaque semaine, et vous notifie du résultat. Vous écrivez la demande en français, vous donnez le moment, et vous n'y revenez plus.

La fonctionnalité est simple. Ce qui se rate, c'est le choix de la tâche.

Les tâches qui valent la peine, et les autres

Le bon candidat a trois propriétés : vous le faites déjà, à intervalle fixe, et il commence par une page blanche. Préparer l'ordre du jour du point du lundi, rédiger la trame d'un compte rendu, formuler les questions à poser avant un comité de pilotage.

Le mauvais candidat est une tâche que vous ne faisiez pas. Programmer une veille sectorielle quotidienne dont personne n'a besoin ne vous fait rien gagner : cela vous ajoute une notification et une lecture.

Une tâche automatisée que vous n'ouvrez pas est une tâche que vous n'aviez pas.

Écrire la tâche, puis la tester en une minute

Une tâche se formule comme une demande ordinaire, avec le moment devant. Par exemple : chaque lundi à neuf heures, propose un ordre du jour pour un point d'équipe de trente minutes, à partir des trois sujets que je te donne, en réservant dix minutes aux points bloqués.

Voici le conseil qui change tout, et c'est le meilleur du texte d'origine de cet article. Avant de la programmer au bon horaire, demandez son exécution dans une minute.

Vous voyez le résultat tout de suite, vous corrigez la consigne, et vous reprogrammez ensuite. Sans ce test, vous découvrez trois semaines plus tard que la tâche produit chaque lundi un texte que vous ne lisez pas.

Les tâches créées se retrouvent dans le menu de votre profil. Vous pouvez les mettre en pause, les modifier ou les supprimer, ce qui rend l'essai peu coûteux.

Ce que la fonctionnalité ne sait pas faire

Une tâche s'exécute avec ce que sa consigne contient. Elle ne lit pas votre messagerie, elle n'ouvre pas votre agenda et elle ne consulte pas votre CRM.

C'est la limite la plus importante, parce qu'elle se déguise. Une tâche formulée comme « rappelle-moi de confirmer les rendez-vous clients de la semaine » fonctionne : c'est un rappel. Une tâche formulée comme « liste mes rendez-vous clients de la semaine » produira une liste plausible et fausse, puisque l'outil n'a pas accès à vos rendez-vous.

Retenez la règle : une tâche vous rappelle et vous rédige, elle ne va rien chercher.

Quand le besoin se termine par « et l'enregistrer quelque part », on change d'outil. C'est le domaine de l'automatisation d'un enchaînement complet, qui va chercher la donnée, la transforme et écrit dans un autre logiciel.

Tasks et projets ne servent pas à la même chose

Les deux fonctionnalités sont souvent confondues, et la distinction se dit en une phrase. Un projet range le contexte, une tâche déclenche une action.

Vous mettez dans un projet les fichiers et l'instruction permanente d'un dossier, pour ne plus les réexpliquer. Vous mettez dans une tâche ce qui doit se produire jeudi à seize heures, que vous y pensiez ou non.

Les deux se combinent, et c'est là qu'elles deviennent utiles. Voyez notre article sur ranger ses conversations par dossier pour la première moitié du sujet.

Ce que cet article ne fait pas

Il ne dit pas quelles formules d'abonnement ouvrent la fonctionnalité, ni combien de tâches simultanées sont autorisées. Ces limites ont changé depuis le lancement et changeront encore : regardez ce que votre compte affiche.

Il n'avance aucun chiffre de temps gagné. Celui-ci dépend de ce que vous programmez et de ce que vous en faites, et personne ne peut l'annoncer à votre place.

Ce qui se transmet, c'est le tri entre ce qui mérite d'être programmé et ce qui encombre. Nous le travaillons en formation ChatGPT à partir de votre semaine réelle, en présentiel sur deux jours, 8 apprenants au maximum, donc le formateur regarde vos tâches et pas des exemples.

Programmez-en une, dans une minute, pour voir.